Une bonne gestion de projet est essentielle pour un parfait déroulement d’un projet. Alors comment réussir à expliquer la meilleure gestion de projet en seulement 7 étapes ?

Pour preuve, à l’aide de ce tutoriel, nous allons vous expliquez comment préparer et planifier de façon concrète la gestion d’un projet du début jusqu’à la fin puis bien le suivre afin d’atteindre vos objectifs.

Les 5 principales étapes d’une meilleure gestion de projets sont :

  1. bien définir les objectifs du projet.
  2. segmenter le projet et définir la liste des tâches.
  3. définissez l’enchainement logique des tâches.
  4. ajouter sur certaines tâches les durées et les contraintes puis intégrer les tâches intérieures.
  5. définit et attribuer les ressources.
  6. Planifier et assurer le suivi du projet.
  7. possédé à un retour d’expérience post projet.

ETAPE 1 –  Définir les objectifs du projet :

Cette étape paraît très « basique », or elle est souvent négligée.

Par ailleurs, elle peut induire un « effet tunnel » c’est-à-dire que vous pouvez démarrer et avancer jusqu’à se rendre compte que vous avez mal compris, mais souvent trop tard).Ou alors lorsque vous allez sur de mauvaises bases et que la situation vous oblige à se voir refaire le travail.

La clarification des objectifs du projet est très essentielle (la priorité N°1, et les objectifs secondaires), l’on attend de vous les éléments suivants : être livrable, le temps, les délais, les budgets, et de la souplesse que vous pouvez avoir.

Afin de ne pas laisser de place aux malentendus, il sera important dans ce cas de noter cela dans un document ; puis le faire valider par le donneur d’ordres.

Pour ce qui est des contraintes classiques d’un projet, vous avez en général les éléments suivants :

  • Le temps pour la réalisation
  • L’argent pour le faire
  • Les résultats attendus ou alors les fonctions que vous souhaitez y introduire

Nous allons à présent représenter ces contraintes sous forme de triangle modifiable ; afin de faire en sorte de respecter chaque élément de ces contraintes.

Etape 2 – Segmenter le projet et définir la liste des tâches : on ne peut manger une baguette qu’en la coupant en branche !

Dresser la liste des tâches à réaliser pour la gestion du projet en toutes premières étapes.

Cette étape est la plus délicate parce qu’elle jette les fondations du projet. Pour cela, si l’on oublie une tâche à ce niveau, le projet et la gestion seront donc faussées.

Etablissez une liste de tâches possibles et imaginables et soyez très critique face à cette liste : pour chaque tâche, posez-vous toujours la question suivante ; « de quoi ai-je besoin à la base pour pouvoir faire cela ? Qu’est-ce que cela implique pour le reste du projet ? »

Vous trouverez par déduction et par induction De nouvelles tâches que vous auriez pu oublier, des prérequis techniques en procédant de cette manière.

Autre conseil : avant de réaliser, valider, et communiquer une tâche ; il faudra bien la distinguer au préalable. Selon l’enseignement des lois du temps, nous gaspillons la plus grande partie du temps avant la réalisation de l’action : plusieurs personnes perdent beaucoup de temps à se décider à effectuer une action, or vous deviez bien le prendre en compte et bien découper votre projet dans les moindres détails.

Une dernière chose : vous n’êtes pas obligé de lister parfaitement les tâches par ordre chronologique, ça doit juste être plus pratique pour la suite.

Etape 3 – définissez l’enchainement logique des tâches :

 

 

 

3.1. Prédécesseurs et successeurs :

A présent que vous avez établi la liste des tâches, il faut d’abord les « relier » entre elles puis les ordonner.

Cela signifie que, pour chaque tâche et tâches prédécesseur, il faut les définir ; c’est-à-dire réaliser en amont toutes les tâches réalisables, avant de réaliser une tâche donnée : ceci s’appelle l’ordonnancement.

Petit point important de vocabulaire : si le prédécesseur de tâches est appelé amont, alors le successeur de tâche sera appelé aval.

Comme exemple pour un projet qui est de « réaliser un gâteau », la tâche qui est d’acheter les ingrédients sera le prédécesseur de préparer le gâteau : bien sûr vous ne s’auriez le préparé tant que vous n’avez pas les ingrédients nécessaires (a contrario, préparer le gâteau sera successeur d’acheter les ingrédients) !

 

 

3.2. Types de liaisons :

 

L’on appelle liaison ou dépendance ou alors lien de dépendance le lien qui permet d’unir un prédécesseur à un successeur.

Pour ce propos nous pouvons citer 4 types de liaisons existantes : FD (fin à début), FF (fin), DD (début a début), DF (début à fin). Puis défini par la suite les détails entre les tâches.

FD – fin à début : la tâche B ne s’aurait commencé tant que la tâche A n’est pas terminée. Il est le type de liaison le plus courant ; car il représente environ 95% des liaisons entre deux tâches. Par exemple l’on ne s’aurait commencé la diffusion du rapport tant que la rédaction du rapport n’est pas terminée.

FF – fin-à-fin : ici, la tâche B ne peut terminer tant que la tâche A n’est pas terminée. Dès que la tâche A est terminée, la tâche B peut se terminer à tout moment ; ils ne sont pas obligés de finir au même moment. Comme exemple tant que toutes les installations d’un chantier ne sont pas achevées, le contrôle des installations électriques ne se serait pas terminé. Dans ce cas, au fur et à mesure que la tâche B est menée, les installations sont réalisées : pour commencer le contrôle de la 1ere installation, l’on n’a pas besoin d’attendre la réalisation de toutes les installations.

DD – Début-à-Début : ici la tâche B ne s’aurait commencé tant que la tâche A n’a pas commencé. Petite précision : une fois que la tâche A à commencer, la tâche B peut suivre à tout moment. Elles ne sont pas forcées de commencer au même moment. Comme exemple, si la rédaction du plan détaillé du rapport n’a pas commencé, la rédaction du rapport ne peut n’ont plus commencé.

DF – début-à-fin : ici tant que la tâche A n’a pas commencé, la tâche B ne c’aurait pas terminé. C’est l’une des rares types de liaison. Par exemple, la charpente ne peut commencer tant que l’assemblage des toits d’un lotissement ne soit terminé.

3.3. Délais :

Les contraintes de durée peuvent être appliquées sur certaines liaisons. Comme exemple, si vous faites peindre un mur, la première couche vous prendra une heure. Par contre, vous deviez attendre 6 heures de temps pour que la première couche séchée avant de mettre la seconde. Votre tâche « première couche » ne durera donc pas pendant 7 h (parce que vous seriez libre pendant 6h), mais elle durera 1 h, avec une liaison FD de 6 h vers votre tâche «seconde couche» cela s’appelle «écart » dans les propriétés des tâches sous Open Workbench.

Etape 4 – ajouter sur certaines tâches les durées et les contraintes puis intégrer les tâches intérieures :

4.1. Durées ou charge de travail :

À ce niveau, cela dépendra de comment vous travaillez avec Microsoft Project ou Open Workbench.

Car dans Microsoft Project, vous ferez directement entrer les durées des tâches, il s’agira dans ce cas d’une entrée de votre part dans le logiciel.

Par contre, dans le cas d’Open Workbench, vous ferez entrer le «reste-à-Faire» en même temps que les ressources. Il ne s’agit pas que d’une durée, mais plutôt d’une charge de travail (comme exemple, il faudra 3 h de travail pour rédiger un rapport).

Vous obtiendrez une durée finale à partir de cette charge de travail et de la disponibilité des ressources.

Dans ce cas La durée est donc une sortie du logiciel (comme exemple, la rédaction d’un rapport de gestion de projet qui ne prendra que 3 h combinée  une disponibilité de 30 min de travail par jour prendront maintenant 6 jours). Donc, que ce soit la charge de travail ou la durée entrez-la à ce moment-là.

4.2. Contraires :

Certaines tâches de la gestion de votre projet contiennent des contraintes de dates.

C’est donc le moment de les rentrer. Comme exemple, la déclaration d’impôt possède une contrainte de fin d’au plus tard le 31 mai. Cette tâche possède donc une contrainte de type «fin au plus tard » ayant pour valeur 31 mai.

Si cette contrainte de base n’est pas respectée, alors votre projet «impôts» peuvent avoir des difficultés. Par ailleurs, il existe également d’autres contraintes :

  • Début au plus tôt
  • Début au plus tard
  • Doit le commencer
  • Doit finir le
  • Fin au plus tôt
  • Fin au plus tard

4.3. Tâches externes :

Votre projet dépend aussi de tâches externes.

Dans ces genres de situation, vous pouvez les rentrés uniquement sous forme de «jalon», (une tâche de durée zéro, un simple point à valider avant de passer à la suite ; ou alors choisir de les rentrer directement en tant que tâche standard.

Libre à vous mais pour notre part nous préférons les rentrer en tant que tâches normales avec des ressources extérieures ; vu que nos projets à gérer sont assez simples.

Si par contre la gestion votre projet devient complexe, il y aura problème si vous procédez de cette façon : car le logiciel prendra également en compte le coût de ces ressources externes que vous n’avez normalement pas à inclure sous cette forme dans votre projet pour le calcul des coûts du projet.

Etape 5 – définirent et attribuer les ressources :

5.1. Dresser la liste des ressources :

Ici le problème est très simple : faites-en dresser simplement et purement la liste des ressources. Surtout ne pas oublier le matériel car les ressources n’implique pas seulement l’humain.

5.2. Définir les contraintes pour les ressources :

Chaque ressource doit normalement contenir des contraintes de disponibilité ou de charge maximale qui lui seront propres.

Ne pas dont oublient dans ce cas de définir de façon générale leur nombre d’heures disponibles par jour, leurs jours de repos (et inversement leurs jours de travail si elles sont disponibles pendant les week-ends) et la part de leur temps qu’elles pourront consacrer au maximum sur une tâche.

Comme par exemple une personne qui travaille tous les jours y compris le week-end, mais n’est disponible que 2 heures par jour, et ne pourra passer que la moitié de son temps (50%) sur une tâche.

Cet exemple combine parfaitement les trois contraintes.

5.3. Affecter les ressources :

Apres que vous ayez votre liste des ressources, vous pouvez à présent les affecter à vos tâches. Ne surtout pas oublier à ce moment-là de préciser le reste-à-faire si vous travaillez sous Open Workbench (le reste-à-faire dépendra des tâches et des ressources, il ne s’agit pas d’une simple charge de travail par tâche divisible entre les ressources).

Etape 6 – Planifier et assurer le suivi du projet :

 

 

 

6.1. Planifier :

Actuellement il ne vous reste plus qu’à planifier le projet. Cela vous permettra par la suite de faire une comparaison entre le prévisionnel et le réel, afin de voir où vous avez faussé, et ainsi l’améliorer de manière continue.

Quelques soit le logiciel que vous utiliserez, Il existe des fonctionnalités prévues à cet effet.

6.2. Assurer le suivi :

Ici démarre la gestion du projet proprement dite. Etant donné que vous avez participé à la définition des tâches et des objectifs, à cet égard ce que nous avons fait jusqu’ici relevait plutôt du management de projet.

Le principal objectif est de donner vie à votre planning et de le réviser jour après jour : de cette façon vous allez comprendre en direct ce qu’implique le changement au niveau d’une tâche quant à la date de fin du projet, et vous pourrez dans ce cas prendre les mesures de rattrapage nécessaires.

Nous insistons que le planning doit obligatoirement vivre au rythme du projet, sinon il ne sert plus à rien

C’est ici que s’achève cet article qui a tenté de vous initier au management de projet en 7 étapes essentielles. Bien entendu une formation complète et détaillée sur le sujet est plus importante.

Par contre si vous ne disposez ni le temps ni de l’argent pour vous offrir des formations de ce type, qui coûte à peu près 2000£, nous osons tout de même croire que vous en aurez appris un peu plus sur comment gérer vos projets à travers de cet article. Merci de nous avoir lus jusqu’ici !

6.3. Clôturer le projet :

Cette phase étant très souvent négligée, elle permet d’indiquer la fin de gestion de projet avec une fête de fin de projet.

La fin du projet est très souvent liée à la mise en place de celui-ci ; mais il est pourtant conseillé de faire 2 évènements séparés :

  • Un lancement officiel du projet qui servira de point de départ pour les utilisateurs
  • Une clôture de projet qui sera considéré comme une fête pour les participants au projet

Etape 7 : possédé à un retour d’expérience post projet :

Il permet en fait de faire une analyse «Post mortem» de la gestion de projet avec ce qui a fonctionné, ce qui n’a pas marché.

L’objectif est de réunir plusieurs semaines après la fin du projet les principaux acteurs, afin d’avoir un retour «à froid», c’est-à-dire une fois que le projet soit mis en place.

Le REX quant à lui permet de ne plus refaire les mêmes erreurs pour les prochains projets, et parfois de récompenser les participants à la gestion de projet.

 

 

 

Si vous touchez la fin de cet article, mon bonus pour vous est une session stratégique  offerte de 45 minutes avec moi ou un membre de mon équipe. le But de cette session est de vous aider à mieux gérer vos projets en :

  • Analysant votre situation actuelle.
  • Apprenant à mieux vous connaitre et comprendre la problématique.
  • Analysant ensemble comment on pourrait vous aider à atteindre vos objectifs.

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